Pengelolaan Arsip Samsat Kabupaten Bogor Dipertanyakan, Berpotensi Menimbulkan Risiko Penyalahgunaan Data

Bogor| centralberitarakyat.com  – Ditemukannya tumpukan berkas arsip dokumen pengurusan Tanda Nomor Kendaraan Bermotor (TNKB) dan Bea Balik Nama Kendaraan Bermotor (BBNKB) di lingkungan Samsat Kabupaten Bogor memunculkan pertanyaan serius mengenai kualitas tata kelola arsip dan sistem pengamanan dokumen negara.

Kondisi tersebut dinilai tidak mencerminkan pengelolaan arsip yang tertib dan profesional sebagaimana diamanatkan dalam ketentuan kearsipan di lingkungan Kepolisian Negara Republik Indonesia. Apabila tidak segera ditangani sesuai prosedur, penumpukan dokumen berpotensi meningkatkan risiko penyalahgunaan data, kebocoran informasi, hingga menurunnya kepercayaan publik terhadap tata kelola administrasi pelayanan.

Padahal, Polri telah memiliki pedoman yang jelas melalui Peraturan Kepolisian Negara Republik Indonesia Nomor 4 Tahun 2021 tentang Tata Kearsipan di Lingkungan Kepolisian Negara Republik Indonesia. Regulasi tersebut mengatur secara tegas bahwa setiap arsip yang telah habis masa retensinya wajib melalui mekanisme penilaian sebelum dimusnahkan, bukan dibiarkan menumpuk tanpa kejelasan status pengelolaannya.

Perpol tersebut mengharuskan adanya tim penilai yang dibentuk oleh pejabat berwenang untuk menyeleksi dokumen yang diusulkan dimusnahkan. Tim memastikan arsip benar-benar telah melewati masa retensi dan tidak lagi memiliki nilai guna, baik administratif, hukum, maupun historis.

Selain itu, setiap proses pemusnahan wajib dilengkapi dengan Berita Acara, daftar arsip yang dimusnahkan, serta disaksikan oleh unsur pengawasan internal dan fungsi hukum. Dokumen juga harus dimusnahkan secara menyeluruh sehingga isi maupun fisiknya tidak lagi dapat dikenali.

Ketentuan tersebut merupakan implementasi dari Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan yang bertujuan menjaga keamanan informasi negara, mencegah kebocoran data, serta menjamin akuntabilitas pengelolaan arsip.

Dengan adanya temuan tumpukan berkas di Samsat Kabupaten Bogor, perlu dilakukan evaluasi menyeluruh terhadap sistem pengelolaan arsip, termasuk memastikan apakah seluruh prosedur sebagaimana diatur dalam Perpol Nomor 4 Tahun 2021 telah dijalankan secara konsisten. Transparansi hasil evaluasi menjadi penting agar tidak muncul spekulasi di tengah masyarakat serta untuk memastikan tata kelola administrasi berjalan sesuai prinsip akuntabilitas dan perlindungan data.

(*)